Представьте себе ситуацию. На склад приходит накладная, в которой указаны, скажем, 20 кг говядины, а в действительности привозят 10, кладовщик расписывается в накладных за 20 кг, а стоимость оставшихся десяти поставщик потом возвращает ему наличными. Вам кажется, что это маловероятно? «Я работаю только с известными и проверенными поставщиками!». Присмотритесь внимательно. Особенно просто осуществляются такие махинации с фруктами и овощами. К сожалению, в силу ряда причин у крупных поставщиков цены на эти продукты часто оказываются выше, чем у мелких компаний. Кладовщик сам находит таких поставщиков, которые, как правило, легко соглашаются продавать «воздух» в обмен на то, что кладовщик будет покупать все овощи только у них. И при этом цены вполне конкурентоспособные. Что происходит дальше.

После того как кладовщик купил на склад «воздух», перед ним встает задача этот «воздух» реализовать дальше, то есть на кухню. Иначе недостача может вскрыться при инвентаризации. Если кухня и склад в ресторане, в его системе учета не разделены, то проблем нет вообще. Если же разделение существует, то продукты со склада передаются на кухню по накладным. Но кто в них только не расписывается: один повар пришел, взял 3 кг помидоров и забыл расписаться, второй пришел за перцем и расписался не там — в результате потом концов не найдешь. А кладовщик приписал перед тройкой единицу, и на кухню ушло 13 кг помидоров. В итоге этот «воздух» всеми правдами и неправдами кладовщик перемещает на кухню, где по итогам инвентаризации по идее должны вылезти минусы. Но на практике, если кладовщик достаточно ушлый, они никогда не вылезут. Просто достаточно знать, какой товар безопаснее всего перемещать в виде «воздуха».

Как с этим бороться? На предприятии необходимо ввести строгие учетные нормы. Кладовщик ни в коем случае не должен вносить данные о продуктах в учетную программу самостоятельно и иметь доступ к редактированию уже заведенной в ней информации о товаре. Ведь понятно, что в таком случае он может вбить ровно те цифры, которые ему нужны. И вам будет очень сложно найти концы. Инвентаризацию и сверку итогов должны проводить сторонние специалисты, не несущие материальной ответственности за склад. А кладовщик — принимать в этих мероприятиях лишь пассивное участие. Незаинтересованные люди с большей долей вероятности предоставят вам верные цифры. Кухня должна вести встречные накладные о приемке товара. И по результатам месяца сверять их с накладными кладовщика. Так мы препятствуем описанному выше перемещению «воздуха» на кухню. Всегда надо создавать связки. И ни в коем случае не замыкать все на одном человеке. В этом случае шансы на то, что вы выявите сговор, значительно выше. И так везде.

Я уже писал об этом, но повторю еще раз: необходимо ежемесячно проверять адекватность цен, предлагаемых поставщиками. Ладно, если мелкие фирмочки ведут какие-то игры с ценами или ситуация на рынке меняется не в лучшую сторону. А как быть, если проверенный годами поставщик ни с того ни с сего поднимает цены на сиропы в два раза? Или если ведущий пивной дистрибьютор каждый раз забывает предупредить о грядущем повышении цен, хотя требование информировать вас об этом жестко прописано в договоре?

Теперь присмотримся повнимательнее к кухне. Какие нормативы необходимо предпринять, чтобы учет стал лучше? Помимо ежемесячной инвентаризации вводим промежуточные подсъемы по выборочным позициям. Обращаем внимание на ключевые позиции или позиции, которые постоянно плюсуют или минусуют. Тем самым мы создаем дополнительные барьеры для самого распространенного вида воровства на кухне — выноса продуктов. Обычно грешат этим простые повара. Все намного серьезнее, если воровство организует шеф. Главная хитрость, которая тут пускается в ход, — заведомо завышенные технологические карты. К примеру, реальная доля отходов при разделке семги составляет 30 процентов, а в карте закладывается 45. То есть если за месяц через кухню пройдет 100 кг рыбы, то 15 из них оседает у шефа.

Отдельная лазейка для воровства — списания. Предприятие не может не списывать продукты. Если списания нет как такового, это говорит лишь о том, что на предприятии учет поставлен из рук вон плохо и повара, не задумываясь, выбрасывают испортившиеся продукты или, что еще хуже, «прогоняют» их через зал. Списание должно быть! Но кто его контролирует? Кто проверяет количество списанного? Кто интересуется обоснованностью? Вводим дополнительную связку — грамотного технолога. Все проработки, все технологические карты и списания проходят через эту штатную единицу. Технолог не материально ответственное лицо, и его заинтересованность в подтасовке цифр минимальна.

Шеф-повар или его су-шефы обязаны контролировать приемку стратегических продуктов и всех новых позиций. Недавно мы решили ввести в меню оригинальную позицию — стейк из буйвола. Привезенное мясо оказалось обычным говяжьим рибаем. Но это мы узнали позже: новый шеф-повар вопреки нашим правилам не проверил мясо при приемке, и его оплатили. В тот же день мы позвонили менеджеру, и он пообещал забрать товар. После чего благополучно пропал. Руководитель отдела HoReCaкомпании-поставщика заявила, что такой менеджер у них больше не работает и они ни о каком мясе ничего не знают. После недолгих разбирательств все же выясняется, что и про мясо знают, и менеджер все еще работает, но в этот вопрос они вникать не будут, так как он касается только нас и менеджера. Мягко говоря, своеобразные принципы работы. Цирк не несет ответственности за шутки клоуна. А казалось бы, крупнейшая компания, которая дорожит своей репутацией, и подобных казусов с ней быть не может.

Все проблемы, описанные в этой статье, достаточно просто решаются с помощью четких и читабельных отчетов. Надо только суметь их разработать и найти время на их проверку в конце месяца. А в следующий раз мы присмотримся к залу.