Куда уходят деньги? (Ежемесячная колонка в Ресторанных Ведомостях, июнь 2011)

Сколько ни рассуждай о креативе, чувстве вкуса и прочих прекрасных вещах, а успех ресторана, как и любого предприятия вообще, базируется на правильной учетной политике — в широком понимании данного термина. Это не просто бухгалтерский отчет, а целая система, включающая в себя также отчеты барменов, производства, отчеты по посуде, складской учет, учет хозяйственных средств и многое, многое другое. Можно сказать, что тут мы излишне перестраховываемся. Но на практике только это и работает. 

Очень часто существенная доля выручки ресторана утекает в дыры учетной политики. Процветают воровство на всех уровнях, злоупотребления при списании продукции. Персонал съедает и выпивает не предназначенные для него блюда и напитки. Существенный перерасход моющих средств, неконтролируемый бой посуды, постоянные кражи приборов, неоправданно высокие закупочные цены, неоптимизированные налоги — список этих «дыр» почти бесконечен.

Сейчас, открывая три ресторана в «Москва-Сити», мы с нуля выстраиваем их учетную политику, и в нескольких последующих статьях я хочу рассказать о том, как, на мой взгляд, это правильно делать. И начнем мы с бухгалтерии и склада.

В моей консалтинговой практике часто возникает такая ситуация: спрашиваю хозяина ресторана, как у него обстоят дела с бухгалтерской отчетностью, и слышу в ответ: «У нас здесь все в порядке. Бухгалтерия отдает мне вот такую кипу отчетов!». Начинаю смотреть эту кипу и на странице, скажем, восьмой задаю вопросы по цифрам. «О, тут я не знаю, — говорит владелец бизнеса. — Тебе это лучше мой бухгалтер расскажет». Скажите, зачем нужен отчет, если его понимает и, главное, может проверить только тот, кто этот самый отчет и составлял?

Реально читабельные и понятные владельцу отчеты, содержащие легко проверяемые суммы, а также сравнительную таблицу рентабельности по отношению к предыдущим периодам, встречаются крайне редко. И вызвано это где-то нежеланием вникать в сложные для проверки области ресторанной экономики, а где-то — боязнью показать свою безграмотность во внутренних делах предприятия. Что в корне неправильно.

Всегда можно составить понятную ежемесячную табличку, позволяющую быстро сравнить процент закупки, зарплаты, хозяйственных расходов по отношению к обороту и предыдущим месяцам. А при возникновении вопросов затребовать документы, подтверждающие предоставленные вам цифры. При этом, если у вас лично нет времени для ежемесячной проверки всех цифр, сводную таблицу после соответствующей проверки вам должен предоставлять человек, не имеющий отношения к вашей бухгалтерии. Так мы создаем дополнительные барьеры для злоупотреблений. Ведь чем больше людей участвует в сговоре, тем легче его выявить. И даже выстроив такую систему, все равно периодически сами проверяйте предоставленную таблицу, хотя бы выборочно.

Помимо сводной таблицы необходима таблица сравнения закупочных цен, которую вообще нужно проверять еженедельно, как во избежание злоупотреблений, так и для быстрой реакции за изменениями рынка. Увидев колебания цен, досконально проанализируйте их и задайте вопросы ответственным за закупку людям.

Вроде бы все банально и понятно, но на практике почему-то всегда по-другому. Ресторатор провел ряд встреч, договорился про цены и скидки, передал информацию своим подчиненным, спустя неделю проконтролировал выполнение. А через год во время проверки хватается за голову: почему все не так, как предполагалось?!

Если не следить за изменениями рынка, можно в такой минус уйти! Вот, запретил господин Онищенко ввоз овощей из Европы. Салаты пропали, а, например, баклажаны выросли в цене в три раза. Вы об этом не слышали, забыли, в своей ценовой политике не учли. И в итоге продаете блюда, скажем, популярные овощи на гриле, дешевле себестоимости.

Правильно поставленная учетная политика помогает предотвратить не только воровство, но и банальную халатность. Это хорошо видно на примере склада. Здесь помимо всем известных инвентаризаций необходимо предпринять еще целый ряд мер для оптимизации работы и учета. Взять хотя бы срок. Уверен практически на сто процентов, что, зайдя на склад любого ресторана и внимательно осмотревшись, можно обнаружить большое количество просроченного товара. Штучный как лежал, так и лежит. А то, что портится и гниет, бездумно списывается. Или, если учет совсем плох, просто выбрасывается. Заведующему складом лень обеспечить правильную ротацию товара, и вновь купленная продукция выставляется на первую линию, похоронив за собой товар, закупленный ранее. Или товар приобретается на глазок, по наитию закупщика, который исходит лишь из собственного опыта. Главное — вам никто не скажет, что там происходит на складе на самом деле. Ведь единственно правильной вашей реакцией будет вычесть стоимость испортившегося товара из зарплаты ответственных людей. Зачем доводить до этого? Сыграть на упреждение всегда лучше.

С самого начала не надо доверять только опытности завскладом. Всегда, кто бы что ни говорил, можно просчитать минимальное и максимальное количество товара, которое должно храниться на складе и которого должно хватать на определенный период работы. И дополнительно установить нормативы ротации товара. Все это скучная и монотонная работа, к тому же минимумы и максимумы имеют сезонные колебания, и корректировать их нужно постоянно. Поэтому практически наверняка ваши работники будут саботировать ее выполнение, находя множество различных оправданий. Стойте на своем. Иначе, зайдя с проверкой на склад, вы вновь обнаружите залежи товара с истекшим сроком годности на безумные тысячи рублей.

И еще распространенная ошибка: склад и производство сведены во внутреннем учете в единую структуру. Так делать категорически нельзя! Да, бывают ситуации, когда из-за отсутствия складских мощностей физически разделить кухню и склад проблематично. Но надо понимать, что кухня — это подразделение, где происходит списание товара через реализацию, и здесь всегда формируются некие излишки. Ушлый кладовщик, выяснив, какой товар «плюсует», может этим воспользоваться, чтобы уносить продукты домой. А еще есть «воздушные» накладные: вроде бы существует накладная, и она оплачена, а товара нет. Много разных «дыр» в нашем бизнесе бывает. Только продуманный до мелочей учет может все их выявить. И это лишь начало. 

Новости

Четверг, 8 Ноября 2018 02:15 (GMT +4)

Напоим и накормим: в «Мясо&Рыба» пройдёт первый винный ужин

Ценителей алкоголя ждут 16 ноября
Среда, 7 Ноября 2018 00:00 (GMT +4)

И хлебом единым..

Четверг, 25 Октября 2018 00:30 (GMT +4)

Еда не пройдёт!

Понедельник, 22 Октября 2018 19:49 (GMT +4)

Кормить по-русски